¿Qué necesito para aumentar la productividad con las TI?

¿Qué necesito para aumentar la productividad de mi empresa? Es una pregunta que les ronda por la cabeza a todos los empresarios. E incluso a más de uno le quita el sueño. Para empezar a responderla, hay que fijarse en primer lugar en cómo ha cambiado el panorama tecnológico en los últimos años.

Desde finales del 2015 empezamos a ver un cambio en la tendencia de nuestros clientes en la adquisición de nueva tecnología dentro de sus empresas. El cambio tecnológico, en muchos de ellos, vino y aún hoy viene dado en el momento de afrontar el fin de ciclo de sus servidores y softwares. Hasta ese momento, algo habitual, con la diferencia de que en este caso ese periodo confluyó con nuevo hábitos, más disruptivos, en las formas de acceder a la información por parte de los usuarios, acostumbrados ya a hacerlo no ya sólo a través de los equipos de su oficina, sino también por medio de móviles, tablets y portátiles, en cualquier momento y desde cualquier lugar.

En este sentido, los responsables de TI y las direcciones en general de las pymes fueron conscientes de que esta evolución sobrepasaba el modelo tradicional, en el que se disponía todo tipo de softwares en servidores dentro de los edificios de las empresas para un uso local. Sin entrar en detalle, además, en lo que todo ello suponía a nivel de costes de servidores, softwares, implantación, formación, etc. A partir de ese momento, se empezó a generar un efecto dominó entre clientes y proveedores, de todos los sectores y tamaños, donde surgían nuevas formas de compartir la información y comunicarse (como por ejemplo DropBox, OneDrive, Skype, etc.). Para muchos detractores del modelo tradicional, ha sido la tormenta perfecta, dado que se han incorporado nuevas funcionalidades difíciles de instalar en la propia empresa, sin necesidad de costes de implementación y pagando sólo por el uso.

A partir de esta revolución en el modelo, un gran volumen de clientes ya trabajan con servicios en el Cloud y, en nuestro caso, en el Cloud de Microsoft, sobre todo por medio Microsoft Office 365. Desde nuestro punto de vista, Office 365 dispone de cuatro herramientas que son pilares de la suscripción y que han ido y seguirán evolucionando a lo largo del tiempo:

Bajo estas tecnologías se han incluido nuevas herramientas que tienen como objetivo fundamental mejorar la productividad de los usuarios dentro de las empresas (como por ejemplo Teams, StaffHub, Forms, PowerBi, OneNote, etc.). Es en este punto donde hemos de hacer una reflexión profunda, para que estas nuevas aplicaciones consigan darnos el éxito que estamos buscando. Y, además, resulta muy importante tener una visión general de cómo interactúan entre sí varias de ellas. Por ejemplo, a la hora de crear un presupuesto para un cliente por parte de nuestro departamento de ventas en el que se integra el uso tanto de Office 365 como de Microsoft Dynamics 365:

Todas estas acciones se pueden hacer online y a través múltiples dispositivos. Cada una de las herramientas es idónea para alcanzar el objetivo al tiempo que ofrece aspectos adicionales. Ya hemos conseguido que los servicios puedan funcionar en múltiples dispositivos, que puedan estar siempre presentes, que permitan colaboración entre todos los miembros de una organización y que sólo paguemos por lo que realmente estemos usando. Pero, ¿sabemos manejarlos? ¿Conocemos y controlamos su interacción? ¿Sabemos cuál es la ubicación de la información que estamos usando? Es aquí dónde nos situamos ahora mismo. Es en este punto donde Microsoft avanza para que todas las piezas fluyan y adquieran una interoperabilidad real entre ellas.

Nuestra recomendación es la siguiente: El portfolio de herramientas que nos da Microsoft es extraordinario, en pocos días podemos ver cambios importantes en nuestra forma de trabajar, pero planificar, estudiar y probar son tareas obligadas. Nosotros, como partners cualificados, asistimos al cliente en la formación, el diseño y la implementación necesarias para que todo se adapte a su modelo de negocio