Uso eficiente del correo electrónico: mantén seguros tus datos
Está comprobado. Según un estudio publicado por McKinsey Global Institute and International Data Corp, la segunda tarea a la que los trabajadores dedican más tiempo de su horario laboral es el correo electrónico. En total, se invierten unas 650 horas laborales al año en el uso de esta herramienta, imprescindible hoy en día para cualquier empresa. Es decir, invierten un 28% del total de su tiempo en el trabajo. Uno de nuestros desafíos es obtener una mayor productividad, por medio de, entre otros factores, la reducción del tiempo que se dedica a esta tarea dentro de las empresas. Usar de una manera eficiente el correo electrónico es nuestro objetivo.
Pongamos un caso práctico. Uno de nuestros empleados tiene que enviar un correo fuera de nuestra oficina adjuntando una serie de datos sobre nuestra empresa. Para ir más rápido, los copia de un archivo de uso interno. Cuando va a finalizar su tarea, cae de repente en la cuenta de que no sabe cuáles de esos datos pueden ser compartidos con personal ajeno a nuestra empresa. Así que, antes de hacerlo, decide consultarlo, con lo que aumenta la cantidad de tiempo que le está dedicando a un trabajo aparentemente sencillo y rápido.
Para ser más eficientes, podemos recurrir a una herramienta que se encarga automáticamente de discernir qué datos pueden ser compartidos con terceros. Nuestros técnicos pueden definirlos mediante una serie de directrices. Así, por ejemplo, información tan sensible como números de cuenta bancaria, direcciones personales e incluso documentos confidenciales pueden verse excluidos por defecto de cualquier correo saliente, permitiendo a nuestros empleados una mayor eficiencia en el uso del correo electrónico. Outlook, por medio de la característica Data Lost Prevention (DLP), nos permite hacerlo. Además, cuenta con la posibilidad de establecer excepciones, siempre que se justifique convenientemente el envío de datos protegidos por nuestras directrices.
Por otro lado, es posible que queramos asegurarnos de que estos datos sensibles sean únicamente accesibles para el destinatario seleccionado. En este caso, se puede recurrir a la encriptación del mensaje, de tal manera que será obligatorio el uso de una cuenta Microsoft para que la persona a la que se le ha enviado pueda acceder al contenido del mismo.
En caso de que tengas cualquier tipo de pregunta al respecto, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Y si quieres saber más sobre cómo puedes aumentar la productividad de tu empresa a través de un uso más eficiente del correo electrónico, puedes descargarte nuestro White Paper sobre este tema. [contact-form-7 id=”12500″ title=”Envío White Paper Correo Electrónico”]
