Habilitar la compatibilidad de versiones de Microsoft

La convivencia de diferentes versiones de un mismo producto es uno de los principales quebraderos de cabeza en el entorno informático, tanto a nivel usuario como profesional. Cuesta entender por qué no está habilitada la compatibilidad de versiones de Microsoft, por qué la más nueva no coge el testigo de sus predecesoras. Es decir, por qué a Office 365 u Office 2010 les puede suponer un problema trabajar con documentos de Office 2007 y no digamos, de 2003.

¿Una estrategia de marketing?

Óbviamente, el deseo de los fabricantes de software es que los usuarios se suban al carro de la innovación, pero no, no es una estrategia. Lo que hace Microsoft, siguiendo con el ejemplo, es cubrirse las espaldas en materia de seguridad.

Los problemas derivados de la seguridad de la información han ido cambiando. Los ataques se han vuelto más sofisticados y, en consecuencia, las soluciones, más complejas. ¿Qué significa eso? Que el umbral mínimo de seguridad en los softwares ha ido en aumento. Windows 7 o Windows 8.1 toman muchas más medidas de seguridad por defecto que sus versiones previas. Compete al usuario o administrador ir rebajándolas en función de sus necesidades concretas. He ahí el problema.

Este equilibrio no es siempre fácil. Los softwares son una suerte de laberinto plagado de puertas. En este escenario, el usuario tiene dos opciones:

• Dejarlas todas abiertas con los riesgos que ello entraña.
• Tener las llaves a mano y controladas para poder abrir las que desea cuando desea.

Centro de confianza, seguridad a la carta

Lo más recomendable es siempre la segunda opción. Desde Office 2007, Microsoft incluye ‘Centro de confianza’ en todos los packs ofimáticos para permitir al usuario rebajar o aumentar la seguridad a su antojo. Es decir, que sepa hallar el equilibrio entre seguridad y libertad. Convivir con diferentes versiones es posible, pero da problemas.

El primer escollo con el que pueden encontrarse las empresas es precisamente que ese centro de seguridad se almacena en ‘C:’, cuando lo lógico sería poder guardarlos en una ubicación que permita compartir en la red, de forma que todos los clientes de la compañía tengan acceso a ellos. Se entiende que la empresa ya tiene establecido su propio perímetro de seguridad en el que se determina o se delimita quién puede acceder a qué.
¿Qué encontramos en las diferentes pestañas?

• Documentos confiables. Es la forma de hacer compatible las diferentes versiones.
• Complementos. Deben estar muy bien delimitados. Si el usuario quiere blindar su seguridad, no podrá hacer prácticamente nada.
• Configuración de ActiveX. Se deben revisar sobre todo para los departamentos de marketing porque trabajan con archivos multimedia.
• Configuración de Macros. A menudo, existe una confusión con este asunto. La macro es cualquier cuadro de lista, cualquier elemento se comporta como una aplicación dentro de su aplicación.
• Vista protegida. La determina el sentido común. En un entorno empresarial, en principio, habría que tenerla desactivada.
• Barra de mensajes. Se refiere al contenido vinculado que pueden tener los ficheros. Por ejemplo, un documento de Word con una tabla de Excel incrustada. En función de cómo esté configurado, no se podrá acceder a la tabla. Se puede establecer el ‘preguntar automático’ y que el usuario decida si quiere abrirlo o no.
• Configuración de bloqueo de archivos. Por defecto, Office 2010 bloquea muchos archivos que considera que le pueden dar más problemas de la cuenta. Sin embargo, si dentro de una empresa se trabaja con versiones distintas, hay que abrir permisos. Y a la inversa. Si todos trabajan con el mismo, se pueden cerrar.

Caso de éxito de compatibilidad de versiones de Microsoft

Recientemente, nos topamos con un problema de esta índole. Una usuaria tenía incontables problemas para trabajar con diferentes versiones de Power Point. En realidad, analizados todos los puntos, había un único foco: las ubicaciones de confianza. En su caso, el problema era una presentación de PowerPoint 2003 con un objeto Flash incrustado (.ppt) que no podía ser abierta desde PowerPoint 2010 (.pptx).

Nuestras recomendaciones fueron tres:

1. Realizar la presentación con  Power Point  2010. Por defecto será un archivo Presentación de Power Point habilitada para macros.
2. Haz las comprobaciones y cuando la presentación se reproduzca sin advertencias, (Revisa en Archivo/Opciones / Centro  de Confianza/ Configuración de los sitios de confianza…y habilitar ‘Todas las macros’.
3. En Archivo / guardar como / “Presentación con diapositivas de Power Point habilitada para macros” (*.ppsm). Este formato te permite comprobar que la presentación con diapositivas se visualiza correctamente sin advertencias (en tu máquina). Este es el archivo que distribuirás.

Los usuarios con Power Point 2003, podrán abrirlo igual. Pero en todo caso aconsejo que se instale PowerPoint Viewer. Esta presentación se ejecuta correctamente con Office 2003, aunque puede ser que se les solicite descargar un complemento de compatibilidad de Office.