Microsoft Exchange Online. Tu ángel de la guarda
El backup es como el seguro del coche. Sólo te acuerdas de él cuando ya te ha pasado algo. Si no eres muy cuidadoso, puedes encontrarte con el desagradable hecho de perder cosas que necesitabas conservar a toda costa. Los usuarios más despreocupados cuentan por fortuna desde hace ya mucho tiempo con las opciones por defecto que introducen las compañías en sus propios programas, que ejercen muchas veces de ángel de la guarda.
Microsoft Exchange Online, el servicio de correo, contactos y tareas en la nube que ofrece la compañía de Redmond para empresas, es uno de estos ángeles de la guarda. Las características de prevención de pérdida de datos (DLP) identifican, supervisan y protegen los datos confidenciales mediante análisis de contenido en profundidad. Cada país cuenta con sus propios patrones de identificación (DNI, cuentas bancarias…). Aunque el programa cuenta con esta opción por defecto, es necesario que sea habilitada por el administrador. Además, sus comunicaciones están protegidas constantemente con defensas integradas contra ataques de virus, correo no deseado y suplantación de identidad.
Con Exchange Online desaparece la necesidad de la copia de seguridad tradicional. Microsoft cuenta con BBDD replicadas, de tal manera que no se corre el riesgo de pérdida de datos por corrupción de los mismos o fallo físico del servidor. Una circunstancia que redunda a su vez en una reducción de los costes.
Dentro de la prevención de pérdida accidental o deliberada de correos, el servicio cuenta con lo que Microsoft denomina Retención Legal por Juicio. Aunque un usuario haya borrado correos, el administrador cuenta con la capacidad de recuperarlos durante un periodo de cuatro años. Los mismos usuarios incluso pueden establecer una regla para mantener la capacidad de recuperar los elementos eliminados por más tiempo del ofrecido por defecto por el servicio. De esta manera, los 30 días predeterminados pueden transformarse en 99.999.
Finalmente, otra funcionalidad que ayuda a conservar los datos es el gran espacio disponible en cada cuenta. Con hasta 50gb por buzón, prácticamente desaparece la antigua necesidad de borrar comunicaciones antiguas para no colapsar la cuenta.
