SharePoint Online en Office 365, una intranet para empresas segura y… externa

Uno de los componentes de los planes de Office 365 es el llamado Sitios de Intranet para sus equipos, incluido en los planes Empresa Essentials, Empresa Premium, Enterprise E1 y Enterprise E3.

Mediante esta característica se activan los servicios de SharePoint Online dentro de tu sitio de Office 365 para que puedas crear una intranet tipo web con las mismas características que el disponer de un conjunto de servidores en nuestra empresa basados en Microsoft SharePoint 2013. Nuevamente, se hace referencia a los servicios que tenemos disponibles hoy y que hace varios años obligaban a una empresa a disponer de un conjunto de servidores, licenciamiento y conocimientos técnicos.

Haciendo un breve resumen de las principales características que facilitan los sitios de intranet para sus equipos, comúnmente llamado SharePoint Online, son:

• Biblioteca de documentos, para almacenar de forma estructurada la documentación de la empresa.
• Sitio Web intranet, dónde mostrar áreas de colaboración adicional a los documentos como calendarios, tareas, listas de información, etc.
• Sitio Web público, dónde ubicar nuestra web de empresa.
• Integración con las apps de Office Online (Word, Excel, PowerPoint y OneNote) para trabajar online con los documentos que tenemos subidos en cada Biblioteca.

Estos servicios se facturan en función del número de usuarios de la empresa dados de altas. Cada uno de ellos paga una licencia de uso basada en el plan que tenga asignado (Empresa Essentials, Empresa Premium, Enterprise E1 y Enterprise E3). Recordemos que es posible tener planes combinados dentro del contrato de empresa de Office 365.

Una intranet para empresas ‘externa’

Una de las ventajas que Microsoft incluye en dicho servicio es la posibilidad de dar acceso a terceros (usuarios externos) sin la necesidad de que estos tengan contratada una licencia de Office 365. Es lo que se llama Colaborar con usuarios Externos. En las guías de uso de Microsoft aparecen de la siguiente manera:

“Ahora ya puede invitar a personas externas a su empresa como, por ejemplo, proveedores, clientes o socios empresariales de confianza para ver, compartir y trabajar con el contenido de sus sitios.

• El uso compartido externo está activado de forma predeterminada. Si así lo desean, los administradores de colecciones de sitios y los propietarios de sitios específicos pueden compartir sus sitios o documentos de forma externa.
• Los usuarios externos utilizan un identificador de usuario de Microsoft Office 365 o una cuenta de Windows para iniciar sesión en el servicio.
• Además de habilitar o deshabilitar el uso compartido externo, los administradores de SharePoint Online pueden quitar a los invitados existentes de este tipo de uso.

Crear un acceso para nuestros clientes en 4 pasos

Hablamos de una forma sencilla de asignar el acceso a la información a nuestros clientes y proveedores con cuatro pasos:

1. Crear una estructura bien definida en nuestra Biblioteca de SharePoint Online sobre qué acceso le doy a mi cliente.
2. Ir a la parte del sitio o de la biblioteca que queremos compartir, mediante el botón ‘Compartir’, añadiendo la dirección de correo electrónico del cliente dónde recibirá la invitación. En el caso del sitio tal como se muestra en la imagen:
   En el caso de una carpeta o un documento dentro de una biblioteca tal como se muestra en la imagen:
3. Indicar si le damos derechos de lectura o de edición.
4. Asociar el email como cuenta Microsoft. En caso de que tenga derechos de Edición es obligatorio que el usuario Inicie Sesión. El cual requiere la dirección de correo electrónico del usuario y una contraseña que se le otorga al usuario mediante un paso intermedio que se basa en la asociación de dicha dirección en una Cuenta Microsoft. Este paso nos da todos los componentes de seguridad al acceso a nuestro sitio sin la necesidad de que tengamos que administrar bases de datos de usuarios, contraseñas de clientes, etc.

Realmente es una solución simple, segura y fácil de administrar. Desde Awerty trabajamos en la adaptación de esta tecnología a las necesidades concretas de las empresas, mediante nuestros servicios de Asistencia Técnica a Distancia y Office 365. Si deseas más información o tienes alguna duda, por favor, ponte en contacto con nosotros.