SharePoint online, de la F: a la gestión documental

Es evidente que hay muchas razones para migrar de servidores de ficheros en las empresas a servicios de SharePoint Online, el servicio de Microsoft Office 365 que promueve los espacios de trabajo compartidos en las empresas, pero también es cierto que antes se han de tener en cuenta una serie de aspectos.

1. La transferencia de archivos, ya sea para subir o para bajar es un modelo asíncrono. ¿Qué significa? Que no necesitamos tener líneas de baja latencia, pero sí que necesitamos tener líneas de comunicaciones mínimas hacia internet, tanto a nivel de Mbps de subida como de bajada.
2. El modelo de trabajo de SharePoint incorpora múltiples ventajas. Por ejemplo, permite el acceso a información explícita a colaboradores externos a través de un enlace o, simplemente, dando permisos de lectura o de lectura y escritura para estos colaboradores. Y éste es sólo un ejemplo, hay muchas características que hemos de contemplar como mejoras significativas con respecto a un servidor de ficheros en mi empresa.
3. SharePoint tiene límites a nivel del tamaño a subir de un documento (250 mb) y otros aspectos que se han de conocer.

A quién le puede interesar SharePoint Online

El servicio en la nube de SharePoint se adapta a todas las compañías, independientemente de su tamaño, pero bajo nuestro punto de vista quienes obtendrían el máximo rendimiento de esta tecnología serían:

1. Grupos de trabajo con usuarios móviles que necesitan acceder a los datos, independientemente de su ubicación.
2. Usuarios que tienen que compartir información habitualmente con externos a la empresa, pero que no quieren hacer uso del email para preservar la información de un documento. Las cadenas de corre siempre implican un cierto desorden.
3. Empresas que necesitan un nivel de control de la información mayor. Por la importancia de la información, muchas empresas necesitan tener logs para saber quién lee, edita o borra la documentación.
4. Empresas que no quieren seguir invirtiendo en servidores de ficheros en sus instalaciones por los costes de adquisición de hardware, licenciamiento, CALs de usuarios, etc.
5. Empresas y ysuarios que necesitan acceder a la información de inmediato y no andar buscando en qué unidad está, a qué departamento pertenece, qué mecanismo de almacenamiento se ha seguido (carpeta, subcarpeta). En SharePoint se puede recurrir a la búsqueda con metadatos.
6. Empresas que necesitan tener la posibilidad de tener un historial de todas las versiones de un mismo documento y poder acceder a versiones previas del mismo.
7. Empresas que desean crear flujos de trabajo. SharePoint online permite mantener el documento en un único lugar, pero que sea validado por diversas personas de una organización y los usuarios puedan ver el estado del mismo.
8. Empresas que quieren disponer de las últimas versiones de la tecnología más puntera. Upgrades y actualizaciones fáciles y garantizadas.

Awerty: Caso práctico de SharePoint Online

Un cliente que tiene un servidor de ficheros en su empresa y quiere migrar este a una solución segura fuera de sus instalaciones. El cliente prioriza este cambio por temas de mantenimiento de servidores y por tema de seguridad de la información (robo, caída de servidores, etc).

En este caso, nosotros optamos por el servicio de SharePoint Online que se incluye dentro de Office 365. Contemplamos este servicio en concreto porque el cliente no tiene la necesidad de licenciar aplicaciones Office ni de otros servicios complementarios, como podrían ser el correo electrónico o los servicios de videoconferencia con Lync o una red social empresarial como Yammer.

Disponiendo de un servicio como SharePoint Online hay tres unidades de medición que hemos de contemplar:

1. Cada usuario paga en el plan básico 2.5 € al mes.
2. Cada usuario tiene un almacenamiento personal que le permite guardar 25 Gb de información. Un lugar compartido de almacenamiento empieza con un mínimo de 10 Gb y por cada usuario se le suma a este lugar compartido 500 Mb. Con lo cual un caso de 20 usuarios tendría un almacenamiento compartido de 20 Gb.
3. Si queremos añadir almacenamiento compartido, podemos hacerlo hasta llegar a 1 TB de información. Y el coste mensual es de 0,16 euros por Giga.

Ejemplo real

Imaginemos un cliente que tiene 20 usuarios y una unidad compartida de almacenamiento de ficheros de unos 300 Gb de información. Nuestro cálculo sería:

20 usuarios x 2,5 €/mes + 0,16 € x 300 = 50€ + 48 € = 98 € / mes

Con ello este cliente tendría:

• La posibilidad de que 20 usuarios accedan al almacenamiento de información en el cloud.
• 25 Gb de almacenamiento en una ubicación personal por cada usuario
• 320 Gb de almacenamiento compartido para los 20 usuarios.

Si tienes dudas sobre el encaje de tu compañía con SharePoint Online, puedes encontrar más información aquí  rellenar nuestro formulario para que nos pongamos en contacto contigo.