Compartir documentos entre usuarios internos y externos

Si queremos realizar un proceso de comunicación entre un cliente y una empresa externa para transferirnos documentos o hacerlos colaborativos la mejor solución pasaría por usar los servicios de OneDrive Pro o, dicho de otra forma, por usar los servicios de SharePoint Online u Office365. ¿Por qué? Porque SharePoint Online ya dispone de la tecnología para poder gestionar documentación de forma segura y compartir documentos entre usuarios de una empresa y usuarios externos, que pueden estar invitados a leer y/o editar dicha información.

En función del servidor que posea el cliente, la forma de trabajar sería una u otra:

• Con Sharepoint 2013… el cliente no necesitaría contratar los servicios de Sharepoint Online. Con crear unas bibliotecas específicas y abrir determinados puertos para el accesos desde el exterior (se debería revisar con detalle la seguridad).
• Con SharePoint 2010… no sería tan simple. Hay una herramienta denominada Workspace que hace esa función, pero no es nada recomendable.

Mi idea inicialmente sería recomendar una licencias de Office 365 pequeña empresa a 4,10€, que le daría la oportunidad de crear bibliotecas compartidas mediante OneDrive Pro o accediendo a la web de Sharepoint Online. El usuario remoto podría ser un invitado a esa biblioteca con derechos de escritura.

Office 365 vs Dropbox

1. Los costes son inferiores a un plan empresa de DropBox. Un usuarios de Office365 pequeña empresa puede estar pagando 50€ al año con 25 Gb de almancenamiento, mas servicios añadidos como Correo Electrónico, Lync Online, Portal Web, Office WebApp, etc. vs 159€ que pagaría por usuario.
2. Un servicio de empresa como Office365 nos permite tener control de los usuarios que acceden a dicha información. Por ejemplo, denegar los accesos en caso de que abandone la compañía. Con un servicio gratuito, el creador de la cuenta es único propietario de la información. Con un servicio como Office365 la seguridad sobre documentos, bibliotecas y sitios es mucho más granular.

Office 365 vs servicio gratuito

1. No tenemos control de dónde está la información. (¿Europa, América, China?) Mediante un plan de Office365 podemos indicar explícitamente que nuestros datos residan en servidores de la Unión Europea.
2. Office365 se integra con las WebApps de Excel, Word y PowerPoint, de modo que podemos editar y leer los documentos que tenemos en nuestras bibliotecas directamente.
3. Office365 nos puede dar el estado del usuario que es propietario del documento o que lo ha modificado, permitiéndonos chatear con el si el semáforo que está al lado del nombre del documento está en verde. Incluso podemos hacer videoconferencias mediante el producto Lync.
4. Office365 nos permite asentar las bases de una buena herramienta de gestión documental para ir progresando en la creación de flujos de trabajo, creación de portales Intranets, etc.
5. Office365 puede estar enlazado a nuestro Active Directory de nuestra empresa, permitiendo no tener que duplicar trabajos administrativos con los procesos de alta, bajas, etc de usuarios.

¿De verdad en el ámbito de la empresa 50€ al año por usuario se puede considerar una inversión para pensárselo más de una vez? Permitidme que lo dude.

Quizá el debate podría empezar por aquí.
¿Qué dudas podemos tener con Office365 y, en concreto, con OneDrive Pro y SharePoint Online?

¡Adelante!