Outlook Web App, a las puertas de la evolución del correo electrónico

Nuevos cambios se anuncian en la aplicación Outlook Web App de Office 365 durante el presente año, que nos llevan a pensar que estamos a las puertas de la evolución del correo electrónico. Después de leer el comunicado del director de marketing de producto del área de Exchange, Steve Chew, extraigo las siguientes conclusiones:

• Microsoft avanza toda su estrategia en priorizar sus mejoras de productos en interfaces abiertas, tipo web, sobre los productos que se instalan en los PCs con Interfaz Windows.
• Se prioriza a los usuarios que tienen servicios de suscripción en el cloud que a los clientes que han adquirido software servidor o software cliente.
• Se busca integrar las tecnologías cloud de correo electrónico (Exchange), red social empresarial (Yammer) y gestión documental (Sharepoint) en una única interfaz de uso para el usuario. En este caso Outlook WebApp tiene todos los números en alcanzar este objetivo.

¿Qué mejoras veremos en Outlook WebApp durante este año?

Si eres un cliente Microsoft con plataforma Office 365 y tienes los servicios de correo empresariales migrados al cloud estás de enhorabuena. Microsoft va a incluir tres mejoras que afectarán en la productividad de los trabajadores.

De momento, seremos precavidos y no pensaremos ni en fechas de salida al mercado ni en si la tecnología será 100% como ahora se dibuja. Sencillamente, en base a esta información previa, destacamos las tres mejoras que se anuncian.

1. Clutter, Contra el desorden

Un método inteligente pero gestionable que aprende de los hábitos individuales que cada usuario adquiere con el correo que le llega. Si responde al remitente, si lee el correo, si no hace nada con él, etc. Y, en base a estas premisas y otras, desplaza gran parte del correo a una bandeja Clutter dentro de nuestro Outlook WebApp. Podríamos pensar que es una versión tecnológicamente avanzada del antispam, que permite de forma fácil ir a la bandeja de Clutter, seleccionar el correo que no quieres que allí se ubique y devolverlo a nuestra bandeja de entrada.

A medida que el tiempo pase, este servicio en nuestra bandeja de entrada será más fiable y acabaremos teniendo una bandeja de entrada limitada a los correos que nos interesan. La idea es que con Clutter nos evitemos el tedioso trabajo de ir generando reglas manuales de desvíos de correo a subcarpetas. Como podemos ver en la imagen Clutter se visualiza de forma simple en la parte inferior de nuestro correo electrónico.

2. Colaboración avanzada de documentos

Todos hemos sufrido, en mayor o menor medida, los problemas derivados de los documentos adjuntos que enviamos o recibimos por email. Un resumen rápido podría ser:

1. No tengo control del último adjunto que he enviado o he recibido por email entre diversos usuarios. No sé qué versión del documento es la más actualizada.
2. La información dispersa en múltiples bandejas de entrada de diversos usuarios.
3. El correo electrónico en sí no me permite colaborar con el documento de forma simultánea entre diversos usuarios que lo estamos manejando.
4. La propia interfaz de correo es compleja cuando estoy respondiendo a un correo pero al mismo tiempo he de consultar el adjunto de un correo que recibí previamente, perdiendo el foco de la aplicación sobre la actividad que quiero realizar.
5. Mi buzón crece en tamaño a veces innecesario y he de duplicar estos adjuntos posteriormente en mi herramienta de gestión documental.

Mediante esta nueva funcionalidad, puedo añadir un enlace de un documento que tengo en mi biblioteca de OneDrive for business (SkyDrive Pro) y al mismo tiempo dar derechos a los usuarios que quiero que compartan la información en modo de lectura o escritura. Al mismo tiempo, podré ver en el mismo Outlook WebApp el documento y podré colaborar de forma simultánea con estos usuarios en la edición del documento.

Ciertamente, no es una mejora colaborativa. Ya dispongo de estas acciones hoy en día con Skydrive Pro, pero sí acorta distancias entre dos mundos que ahora están algo separados. Es decir, permite que yo sin tener en cuenta si mi destinatario es o no un usuarios con permisos de una biblioteca de SharePoint tenga acceso al documento adjunto (no deja de ser un link) y otorgarle derechos al momento para su uso y gestión.

3. Grupos

La red Social empresarial, apuntada como un substituto del correo electrónico aporta un valor añadido cuando queremos anunciar, debatir o colaborar sobre algún tema en el cual los remitentes son varios. En este escenario, el sistema de email es ineficiente: los mensajes se duplican, no tienen una estructura correcta, se pierden remitentes por el camino y no perdura en el tiempo. La red Social empresarial es un software que permite solventar este problema intrínseco del correo electrónico.

Para acercar el email a la red social empresarial se van a añadir las funcionalidades de Yammer dentro de Outlook Web App. Es un nuevo apartado denominado  GRUPOS, que nos permitirá contrlar desde el propio Outlook Web App conjuntos de usuarios, que pueden pertenecer a un grupo público o privado de Yammer. La idea es que mediante el correo electrónico tenga la posibilidad de ver qué sucede en mi red social empresarial al mismo tiempo que interactúo con ella de forma fácil. Una y otra vez volvemos a la integración de ambas tecnologías en una sola.

Outlook Web App, all in one

Todas estas novedades harán que Outlook Web App sea muy bien recibido por el publico. ¿La clave? Muy sencilla: La integración de múltiples plataformas dentro de una única interfaz. Esta mejora permite al usuario centrarse en su trabajo sin pensar en qué aplicación necesita para desempeñar su trabajo (email, gestor documental, red social empresarial). All in one.

Peros…

Como las meigas, haberlos haylos.
¿Cómo va a evolucionar Microsoft todas estas mejoras en sus Apps para tabletas y móviles?
Asumiendo la estrategia que ahora sigue la compañía, donde movilidad y cloud son vasos comunicantes que no pueden vivir si no es en comunión, no es menos cierto que los smartphones no utilizan Outlook WebApp para consultar el correo. Cada plataforma tiene su propia app de email, de Yammer, de OneDrive para gestionar la información. Eso quiere decir que ahora mismo esta gran noticia sólo será aplicable a plataformas PC (Windows, Linux, Mac). Seguro que el siguiente paso, antes de que esté en nuestros Outlooks de escritorio, será que se presente una app que incluya los tres mundos para Android, Windows Phone e iOS. Al tiempo.