Informes paginados de Power BI: qué beneficios pueden aportarte

¿Conoces los informes paginados de Power BI? A grandes rasgos, podemos definirlos como informes «a la antigua usanza». En lugar de gráficos interactivos, por ejemplo, muestran todos los datos de una tabla a través de varias páginas. Algo que, pese a que parezca lo contrario a primera vista, puede resultar muy beneficioso.

La representación simple de gráficos, por supuesto, es muy visual. Ofrece inmediatez, acceder a una información determinada apenas de un vistazo. Pero, en cambio, puede adolecer de falta de detalle. O, dicho de otra manera, cabe la posibilidad de que algunos elementos importantes no queden convenientemente recogidos. Si buscamos una mayor reflexión, con todos los datos perfectamente contemplados, el informe paginado resulta más útil. Por eso, muchas empresas recurren aún a este modelo, que algunos quizás considerarían superado, para estudiar los datos. Así, están absolutamente seguros de que nada se ha quedado en el camino.

Desde un punto de vista comparativo, podemos establecer las siguientes diferencias entre los dashboards y los informes paginados:

• Alta interactividad vs Diseño fijo y sin interacción.
• Formato adaptable a la pantalla de visualización vs Formato preciso de tipo documental.
• Exportación limitada (puede perderse el formato) vs Exportación a PDF, Excel, Word, etc. con formato perfecto.
• Bajo volumen de datos, ideal para resúmenes y exploración vs Gran volumen de información y tablas extensas.
• Uso recomendado para KPIs y análisis dinámico vs Uso recomendado para facturas, estados financieros e informes regulatorios.

Ventajas de los informes paginados de Power BI

En el arranque de este post ya hemos abordado de manera muy sucinta algunas de las ventajas que aportan los informes paginados de Power BI. Sobre todo, desde un punto de vista comparativo con los informes estándar o los dashboards. Pero, a decir verdad, el mayor detalle que se puede obtener por medio de los paginados es prácticamente solo la punta del iceberg. En líneas generales, podemos identificar de manera más amplia las siguientes ventajas:

• Control total del diseño. Es posible elegir los tipos de encabezados, pies de página, márgenes y otros elementos que se van a usar en el informe.
• Diseño perfecto para impresión. Cada página se ajusta milimétricamente al formato determinado. De esta forma, resulta ideal, por ejemplo, para documentos oficiales.
• Exportación profesional. El informe paginado puede exportarse a PDF, Excel, Word, CSV o XML, entre otros tipos de archivo. Y sin perder en ningún momento ni el formato ni la estructura.
• Ideal para informes largos. Tal y como prácticamente ya lo indica su propio nombre, un informe paginado puede contener cientos de páginas. En este caso, sin que se produzcan pérdidas de claridad de los datos.
• Parámetros personalizados. Antes de generar el informe, es posible establecer diferentes filtros. Como, por ejemplo, por fecha, cliente, región, etc.

¿Cuándo resulta más conveniente recurrir a este tipo de informe? Podemos identificar los siguientes casos:

• Cuando necesitas documentos formales para presentarlos ante clientes, atender auditorías o hacer presentaciones.
• Si trabajas con datos tabulares extensos que deben mostrarse de manera completa.
• Cuando el informe debe ser consistente y repetible, independientemente del dispositivo o la pantalla usada en cada momento.
• Si ya usas SQL Reporting Services (SRS) o Report Definition Language (RDL) para generar tus informes, puedes migrarlos fácilmente a informes Power BI paginados.

¿Qué requisitos previos necesito para generar informes paginados de Power BI?

Los requisitos de licencia necesarios para generar informes paginados de Power BI son los mismos que hacen falta para generar informes simples en esta solución. En primer lugar, precisas contar con el Generador de informes de Power BI, descargable de manera gratuita desde el centro de descargas de Microsoft. Y, además, con permiso de compilación para el conjunto de datos.

Con una licencia gratuita, es posible publicar informes paginados en Mi área de trabajo dentro de Power BI. Con una licencia de Power BI Pro o una licencia PPU, por otro lado, puedes publicarlos en otras áreas. No obstante, para poder hacerlo, también necesitarás contar en este caso al menos con un rol de colaborador en el área de trabajo correspondiente.

Un informe paginado, además, puede contener datos procedentes de varios orígenes distintos. Más concretamente, Azure SQL Database y Azure Synapse Analytics, Azure Analysis Services, SQL Server, modelos semánticos de BI, Oracle y Teradata. Según señala la propia Microsoft, los orígenes de datos insertados y los conjuntos de datos se crean en el propio informe paginado. Con todo, no es posible usar orígenes de datos compartidos ni conjuntos de datos. Si creas un informe con el generador en tu máquina local, conectándose a datos alojados en tu ordenador, es necesario crear una puerta de enlace y redirigir la conexión de datos después de cargarlo en el servicio Power BI.

Cómo podemos ayudarte desde AWERTY

Desde AWERTY, podemos darte acceso a la tecnología Power BI a través de nuestra solución AWERTY Power Platform. Además, estamos preparando un webinar en el que queremos mostrar todas las ventajas que ofrecen los informes paginados presentando además un ejemplo práctico. Si quieres apuntarte, solo tienes que hacer clic en el botón que tienes bajo estas líneas.

Si tienes alguna pregunta o duda que desees plantearnos acerca de Power BI y no quieres esperar, también puedes ponerte en contacto con nosotros. Estaremos encantados de darte todas las respuestas que necesites. Sin compromiso. Ante todo, queremos convertirnos en tu partner tecnológico de referencia, ayudarte y guiarte para que aproveches al máximo todo lo que la transformación digital y la IA pueden hacer para modernizar tu negocio. Nuestros casi 30 años de experiencia en el sector de las Tecnologías de la Información y la satisfacción de nuestros más de 2.500 clientes son nuestras mejores cartas de presentación.