Cómo automatizar tareas con Copilot en M365 para ahorrar tiempo

Automatizar tareas con Copilot en M365 es una forma inteligente de ahorrar tiempo. Si aprendemos a aplicar la IA generativa que, en este caso, Microsoft pone a nuestro alcance para afrontar acciones repetitivas de nuestro trabajo, por ejemplo, podremos ser mucho más productivos. En este post vamos a darte varios ejemplos.

Acceder a las ventajas que ofrece Copilot desde Microsoft 365 resulta ahora mismo muy sencillo para las pymes. Por un lado, todos los usuarios que dispongan de una licencia eligible de Microsoft 365 cuentan con acceso gratuito a Copilot Chat. A grandes rasgos, podemos considerar esta opción como una vía de entrada a la IA, con muchas funcionalidades, pero que cuenta no obstante con algunas desventajas con respecto a la nueva opción para pymes, disponible desde este el 1 de diciembre de 2025: Microsoft 365 Copilot Business, para clientes que cuenten con suscripción a Microsoft 365 Business. Y también, cómo no, finalmente, también pueden acceder a esta tecnología a través de Microsoft 365 Copilot.

Qué ofrece Microsoft 365 Copilot Chat

A grandes rasgos, Copilot Chat ofrece la siguiente lista de ventajas:

• Consultas a la IA mediante chat seguro y basado en la web, con los últimos modelos grandes de lenguaje
• Posibilidad de usar Copilot Chat de manera integrada en Word, Excel, PowerPoint y OneNote, tal y como ya os explicamos en este post, así como también en Outlook. En todos los casos, con capacidades limitadas. Como, por ejemplo, no poder acceder automáticamente a los datos de nuestro trabajo para generar el contenido, sino que se basará solo en los datos disponibles en la web a no ser que le proporcionemos manualmente un archivo.
• Acceso a agentes impulsados por Work IQ en modelo de pago por uso.
• Controles de TI entre los que se incluyen la protección de datos empresariales y la administración de agentes.

Qué ofrece Microsoft 365 Copilot Business

Desde principios de este mes de diciembre de 2025, Microsoft 365 Copilot Business es una nueva vía de acceso a la IA generativa pensada específicamente para responder a las necesidades de las pequeñas y medianas empresas. Como ya hemos comentado, es necesario contar con una licencia de Microsoft 365 Business (Básico, Estándar, Premium o Aplicaciones Microsoft 365 para empresas). En este caso, incluye todo lo que ofrece Copilot Chat y, además, ofrece también las siguientes ventajas:

• Chat con tecnología de IA potenciado con Work IQ.
• Acceso a datos del trabajo relacionados con el usuario en Teams, Outlook, Word, PowerPoint y Excel.
• Creación y uso de agentes con Copilot Studio.
• Seguridad, privacidad y cumplimiento de grado empresarial.
• Integración con Graph a nivel básico.
• Carga de archivos, interpretación de código y creación de imágenes sin restricciones debidas a la capacidad del servicio.
• Limitación a un máximo de 300 usuarios.

Qué ofrece Microsoft 365 Copilot

Finalmente, una tercera vía para acceder a la IA de Microsoft sería a través de Microsoft 365 Copilot. Previamente, es necesario contar también con un plan de suscripción a Microsoft 365, en este caso en un abanico de opciones muy superior. A nivel de ventajas, a grandes rasgos incluye las mismas que Microsoft 365 Copilot Business, a las que hay que sumar también, entre otras, la de la siguiente lista:

• Administración centralizada escalable, pensada para grandes empresas.
• Controles avanzados de cumplimiento normativo.
• Integración con Graph a nivel avanzado.
• Integración con herramientas adicionales del entorno Microsoft, como Viva o Purview.
• Sin limitación a nivel de usuarios.

Ahorrar tiempo automatizando la consulta del correo electrónico con Copilot

Una vez hemos presentado las dos opciones principales con las que las pymes pueden acceder a la IA de Microsoft, vamos a entrar en materia sobre cómo automatizar tareas con Copilot en M365. En primer lugar, por ejemplo, vamos a hablar de una actividad que puede suponer una inversión considerable de tiempo para cualquier usuario: el correo electrónico.

En este caso, es posible pedirle a Copilot que revise los mensajes recibidos en nuestro buzón de Outlook y que nos destaque aquellos que deben resultar prioritarios para nosotros. Siempre, por supuesto, usando el lenguaje natural, por medio de una orden que podría ser por ejemplo: «Revisa mi correo y dime qué mensajes de hoy son los más urgentes». De esta manera, podemos centrarnos en responder primero a estos y, acto seguido, incluso podemos pedirle a la IA que establezca una jerarquía para discernir cuáles son los siguientes o, también, cuáles resultan directamente superfluos.

Incluso, para ganar aún más tiempo, puedes pedirle a la IA que redacte el correo por ti, indicándole, además, el tono con el que debe hacerlo: profesional, informal, etc., para que el mensaje se adapte también al tipo de respuesta que acostumbramos a dar en cada caso concreto. Así puedes verlo, por ejemplo, en la imagen que te mostramos bajo estas líneas.

Copilot, concretamente, generará un borrador, al que deberemos darle nuestro correspondiente visto bueno antes de que sea enviado al destinatario. De esta manera, el usuario cuenta en todo momento con la última palabra. Y, también, puede introducir los retoques que considere oportunos.

Reuniones en Teams y automatizar tareas con Copilot en M365: resúmenes y agenda

Teams, ahora mismo, se ha convertido en una herramienta del todo imprescindible para cualquier negocio. A través de este hub de comunicaciones de Microsoft, los empleados pueden mantenerse permanentemente conectados los unos con los otros. Por ejemplo a través de equipos, chats, chats de grupo y reuniones con audio y vídeo. Si mantenemos reuniones de forma periódica para abordar temas concretos del trabajo, que pueden demandar mucho tiempo, la IA puede resultar también extremadamente útil.

En este caso, por ejemplo, podemos pedirle a Copilot que nos haga un resumen de la reunión. De tal manera, que nos muestre sus puntos más destacados. El sistema se encargará de ponerlo a nuestra disposición de forma rápida y eficiente. E, incluso, podemos ir más allá. Indicándole, también por ejemplo, que haga una lista de tareas y que asigne cada una de ellas al responsable correspondiente. De acuerdo, por supuesto, con la reunión mantenida. O. incluso, si queremos acceder rápidamente a todo el contenido, podemos pedirle que nos haga una transcripción, tal y como puedes ver bajo estas líneas.

También podemos recurrir a Copilot en Teams para que nos ayude, precisamente, a preparar una reunión que tenemos programada. Simplemente, bastará con indicar, por medio de lenguaje natural, como si habláramos con un compañero, qué puntos vamos a tratar. E, incluso, también podemos pedirle que prepare un esquema para que se adapte a una duración determinada. El sistema, de nuevo, se encargará de cumplir de forma eficiente con la tarea encomendada y nosotros podremos dedicar ese tiempo que íbamos a emplear en ella en otras cuestiones que sean más urgentes o que demanden más nuestra atención en ese momento.

Aplicación de agentes predefinidos o personalizados para automatizar tareas con Copilot en M365

Además de los ejemplos mencionados, también puedes aprovechar los diferentes agentes a los que puedes acceder por medio de esta tecnología, tanto precompilados como personalizables, para automatizar tareas con Copilot en M365. Entre los agentes precompilados podemos citar por ejemplo Researcher o Analyst. El primero combina el modelo de investigación profunda de OpenAI con las capacidades de búsqueda y orquestación de Microsoft 365 Copilot. Analiza tanto datos a nivel interno (documentos, mails recibidos, reuniones, etc.) como externo (información accesible a travcés de la web)(correos, documentos, reuniones). Y, además, también puede integrar datos de terceros (como SalesForce o ServiceNow) mediante conectores. De esta manera, Researcher puede crear estrategias detalladas de comercialización, identificar oportunidades de mercado o generar informes completos para clientes.

Analyst, por su parte, transforma datos sin procesar en información útil y visualizable en gráficos dinámicos a través de un modelo optimizado para el razonamiento paso a paso. Así, ejecuta Python en tiempo real para llevar a cabo análisis complejos y permite ver el código que va generando en cada momento. Entre sus diferentes aplicaciones, podemos citar, por ejemplo, la conversión de datos de hojas de Excel en pronósticos de ventas, análisis de variables de negocio o creación de visualizaciones interactivas para presentaciones. Fundamentalmente, nos permite contar con un analista de datos experto, capaz de reducir horas de trabajo a simplemente unos minutos.

Además, por supuesto, podemos crear también agentes personalizados, adaptados a nuestras necesidades concretas. Como, por ejemplo, uno que ejecute diariamente la revisión del correo electrónico recibido que hemos mencionado previamente. En este caso, de las últimas 24 horas. Y que, una vez hecho esto, nos ofrezca un resumen de aquellos más importantes cada día a una hora concreta. De esta forma, estaremos informados de ello de manera rápida y eficiente, sin ni siquiera tener que repetir continuamente nuestra petición.

Reserva una sesión con nuestros expertos y convierte tareas repetitivas en flujos automáticos

A lo largo de este post te hemos explicado cómo puedes aprovechar Copilot para automatizar tareas en M365 y ahorrarte una buena cantidad de tiempo. Y, también, cuáles son las opciones que tienes a tu alcance para acceder a esta tecnología. Si quieres aprender más acerca de la automatización, reserva una sesión de asesoría con nuestros expertos para convertir tareas repetitivas en flujos automáticos que permiten ahorrar horas de trabajo. Sin compromiso.

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